Thực ra chả có chương trình nào hoàn hảo cả, kiểu gì cũng có lỗi. Nên là sau mỗi chương trình/chiến dịch thì ngồi lại với nhau cùng rút kinh nghiệm... để lần sau không đi vào vết xe đấy nữa... Bước này căng à nha, bao nhiêu nhân sự ra đi từ đây.
1. Bước 1 (why)
- Xác định mục đích, mục tiêu của chương trình/chiến dịch là gì? Xác định rõ đối tượng hướng đến hoặc chi phí dành cho chương trình (cái này có công ty có định mức trước thì xác định mục tiêu cho khớp với chi phí... không lúc đặt mục tiêu to xong "đếch" có tiền thì chả làm được gì; cũng có công ty thì thỏa mái hơn là làm xong kế hoạch thì đề xuất chi phí nên thỏa mái vẽ đi).
- Bước này cần ngồi làm việc sớm và kỹ với BGĐ hoặc bộ phận cần truyền thông nội bộ. Nên nghĩ đến nó trước tầm 1 tháng, rồi cao su dần là vừa. Với chương trình nhỏ nhỏ/chiến dịch bé bé thì đơn giản nhưng những chương trình lớn lớn thì căng đó ạ.
- Xác lập KPIs hoặc những mục tiêu cần đạt được sau chương trình (VD: bao nhiêu người tham gia, bài đăng bao nhiêu view, chi phí vượt định mức không quá %...)
2. Bước 2: Lập kế hoạch (4W1H còn lại).
- Trước khi làm kế hoạch trên file excel với vô số sheet (Tổng quan, chi tiết từng giai đoạn, nhân lực, sơ đồ, chi phí, hậu cần, nhà cung cấp, danh sách quà tặng... blabla) thì BTC nên ngồi lại, chém gió với nhau, vẽ bậy lên giấy trước để nhìn bức tranh cho rõ hơn (VD: chương trình chia làm 3 giai đoạn TRƯỚC - TRONG - SAU, thì hoạt động cho mỗi phần là gì, nó liên quan thế nào đến khâu sau, ...vân vân mây mây)
3. Bước 3: Triển khai
- Cái này mình rút kinh nghiệm từ bản thân... là dù chương trình/chiến dịch to bé cỡ nào... trước khi triển khai cũng phài dành thời gian rà soát, chạy thử chương trình 1 lượt. Nếu lỗi chỗ nào, sai chỗ nào thì còn kịp thời gian mà sửa... chứ một khi lên sân khấu rồi thì ... xác định (nên có sẵn phương án B cho một vài tình huống rủi ro)
- Bước này khâu kiểm soát để chương trình chạy đúng thiết kế rất quan trọng. Quan trọng là ông lead chính và các chân chạy hỗ trợ... phân công rõ ràng, cách ra hiệu khi ới nhau, lên tinh thần trách nhiệm cao với cả team và sức khỏe để chiến đấu nữa.
4. Bước 4: Họp rút kinh nghiệm
- Thực ra chả có chương trình nào hoàn hảo cả, kiểu gì cũng có lỗi. Nên là sau mỗi chương trình/chiến dịch thì ngồi lại với nhau cùng rút kinh nghiệm... để lần sau không đi vào vết xe đấy nữa... Bước này căng à nha, bao nhiêu nhân sự ra đi từ đây ạ...
3 Giai đoạn của một chiến dịch/chương trình truyền thông nội bộ
1. GIAI ĐOẠN 1: TRƯỚC CHƯƠNG TRÌNH
- Giai đoạn này là giai đoạn thả thính, hâm nóng không khí
+ Có thể sử dụng kênh truyền thông để khởi động cuộc đối thoại (bằng các video clip mang tính chất lan truyền, hoặc một cú hích – một thông tin được rò rỉ, v.v.) tạo sự quan tâm rộng khắp các cộng đồng của đối tượng truyền thông, thu hút họ tham gia hoạt động trải nghiệm. Tại đây, các kênh truyền thống như bản tin, email, facebook, radio, youtobe, v.v. có thể được sử dụng để hỗ trợ thu hút sự chú ý và quan tâm của đối tượng truyền thông.
- Hoặc tổ chức các hoạt động ngoài đời thực (offline) để mang lại trải nghiệm thực tế (minigame, cuộc thi trong văn phòng, chương trình tập thể dục, tổ chức chạy bộ khởi động, chiếu film, catting vv).
Đối tượng truyền thông được khuyến khích chia sẻ quá trình trải nghiệm (ví dụ, check-in, chụp hình post lên Facebook, zalo... v.v). Cuối cùng, kênh truyền thông online lại được sử dụng để lan tỏa những trải nghiệm có thực đó "bay cao, bay xa hơn"
- Song song với công việc truyền thông về chương trình/sự kiện thì BTC cũng phải bám sát kế hoạch để chuẩn bị mọi thứ ok nhất (từ các mẫu ấn phẩm, việc ăn, ngủ nghỉ, quà tặng, khách mời, đi lại,...)
2. GIAI ĐOẠN 2: TRONG CHƯƠNG TRÌNH
- Đoạn này thì bắt đầu tốn sức... với các event thì care chương trình, quay/chụp ở những chỗ nào thì nên có kịch bản trước. Event thì mấy bác làm teambuilding mới giàu kinh nghiệm này... đủ mọi sự cố có thể xảy ra. Nếu công ty thuê ngoài thì an tâm hơn, còn nếu tự tổ chức thì BTC xác định đi giày thể thao cả ngày.
- Một số hoạt động truyền thông trong chương trình mình hay làm đó là: Tường thuật trực tiếp không khí đang diễn ra (livestream facebook, dựng clip ngắn và cũng up lên các kênh online, viết bài cập nhật thường xuyên diễn biến chương trình... hâm nóng không khí)
- Tranh thủ thực hiện vài đoạn phỏng vấn với những nhân vật hay ho để làm tư liệu truyền thông sau chương trình.
3. GIAI ĐOẠN 3: SAU CHƯƠNG TRÌNH
- Truyền thông về sự kiện/chiến dịch: Những khoảnh khắc, kết quả thu được, những con số ấn tượng, những bức ảnh/clip để đời... up dần cho anh em xôm, lên bài viết đầy bản tin, in ảnh dán đầy khu "bảo tàng" của công ty,
- Tổ chức cuộc thi duy trì độ nóng một thời gian sau chương trình (Thi ảnh/thì clip/thi viết cảm nhận) sau khi tham gia chương trình
.jpg)
.jpg)
