1. Bước 1: Tổng hợp các hạng mục cần triển khai trong tháng
Tại bước này, bạn cần tổng hợp các sự kiện dự kiến triển khai trong tháng đã đề xuất tại kế hoạch năm cùng các hạng mục truyền thông khác như: Newsletter định kỳ, video, minigame nội bộ, vv.
Ví dụ: Trong kế hoạch năm, mình dự kiến triển khai 2 sự kiện nội bộ là Birthday Party Outing và Xmas vào tháng 12/2020. Cũng trong tháng đó, mình cần đẩy 2 Newsletter định kỳ, xây dựng 1 Fun Clip Office và cần lên kế hoạch/chuẩn bị cho sự kiện Year-end Party dự kiến diễn ra giữa tháng 01/2021. Vậy tóm lại, các hạng mục công việc TTNB trong tháng 12/2020 của mình sẽ bao gồm:
Triển khai 2 sự kiện: Birthday Party Outing và Xmas (24/12)
Đẩy 2 Newsletter, 1 Fun Office Clip
Xin duyệt kế hoạch và chuẩn bị cho Year-end Party
Có checklist riêng với các sự kiện lớn
Với các sự kiện nội bộ quy mô lớn như Xmas, Year-end Party, bạn cần có checklist riêng để theo dõi, không nên gộp chung với checklist của kế hoạch TTNB tháng. Cần đảm bảo kế hoạch chung của tháng ngắn gọn và dễ theo dõi.
Tại bước này, bạn cần tổng hợp các sự kiện dự kiến triển khai trong tháng đã đề xuất tại kế hoạch năm cùng các hạng mục truyền thông khác như: Newsletter định kỳ, video, minigame nội bộ, vv.
Ví dụ: Trong kế hoạch năm, mình dự kiến triển khai 2 sự kiện nội bộ là Birthday Party Outing và Xmas vào tháng 12/2020. Cũng trong tháng đó, mình cần đẩy 2 Newsletter định kỳ, xây dựng 1 Fun Clip Office và cần lên kế hoạch/chuẩn bị cho sự kiện Year-end Party dự kiến diễn ra giữa tháng 01/2021. Vậy tóm lại, các hạng mục công việc TTNB trong tháng 12/2020 của mình sẽ bao gồm:
Triển khai 2 sự kiện: Birthday Party Outing và Xmas (24/12)
Đẩy 2 Newsletter, 1 Fun Office Clip
Xin duyệt kế hoạch và chuẩn bị cho Year-end Party
2. Bước 2: Chính thức bắt tay lên kế hoạch
Khi đã biết rõ các hoạt động, sự kiện nội bộ cần triển khai trong tháng (mình sẽ gọi là to-do-tasks), việc cần làm tiếp theo là sắp xếp các to-do-tasks này tại file quản lý công việc hàng tháng trên Google Sheet. File quản lý này bao gồm: Các hạng mục công việc (to-do-tasks), checklist chi tiết, người phụ trách, tiến độ và timeline cụ thể. Việc sắp xếp này cần đảm bảo 3 quy tắc:
Ưu tiên sắp xếp timeline cho các hạng mục chắc chắn phải thực hiện trước.
Các tuần trong tháng đều có tư liệu truyền thông (Newsletter/Clip/Thông tin sự kiện) được đẩy trên các kênh nội bộ.
Trong 1 tuần, chỉ đẩy 1 – 2 thông điệp (Key message) chính.
Đây là 3 quy tắc mình tự xây dựng nhằm đảm bảo:
Dành thời gian, công sức cho các hạng mục quan trọng nhất.
Thông tin nội bộ luôn được thông suốt, vừa đủ, tránh tình trạng có tuần đẩy quá nhiều thông tin, có tuần lại “im re” không có gì.
Việc giới hạn thông điệp xuất phát từ khả năng tiếp nhận thông tin của con người khi chỉ nhớ 1 – 2 thông điệp trong một khoảng thời gian nhất định.
3. Bước 3: Phân công công việc & Theo dõi thường xuyên
Khi đã lên checklist kèm timeline cho các to-do-tasks trong tháng, việc cần làm tiếp theo là phân công các hạng mục công việc này cho các cá nhân và phòng ban liên quan. Mình thường hoàn thành kế hoạch cho tháng sau vào ngày 20 của tháng hiện tại, sau đó hẹn các thành viên trong team Truyền thông cùng tham gia họp phổ biến kế hoạch này để mọi người nắm được thông tin. Với các hạng mục liên quan đến các phòng ban khác, mình sẽ gửi email thông tin chi tiết kèm yêu cầu hỗ trợ cụ thể. Với các sự kiện nội bộ lớn như Year-end Party, mình thường tổ chức riêng một buổi họp Kick-off phổ biến đầy đủ các hạng mục kèm phân công tới các thành viên liên quan.
Khi đã lên kế hoạch chi tiết cho cả tháng, mình nắm rõ các đầu việc nào cần phải thực hiện trong ngày, dùng chính kế hoạch đó để theo dõi tiến độ và kiểm soát công việc TTNB của mình một cách hiệu quả.
Ví dụ: Vào ngày 1/12, việc mình cần làm là: Viết bài Cốc Cốc News, Lên kế hoạch cho Birthday party outing và lên kịch bản cho Fun Office Video. Trong ngày hôm đó, mình tập trung ưu tiên hoàn thiện các hạng mục công việc này.
Khi đã biết rõ các hoạt động, sự kiện nội bộ cần triển khai trong tháng (mình sẽ gọi là to-do-tasks), việc cần làm tiếp theo là sắp xếp các to-do-tasks này tại file quản lý công việc hàng tháng trên Google Sheet. File quản lý này bao gồm: Các hạng mục công việc (to-do-tasks), checklist chi tiết, người phụ trách, tiến độ và timeline cụ thể. Việc sắp xếp này cần đảm bảo 3 quy tắc:
Ưu tiên sắp xếp timeline cho các hạng mục chắc chắn phải thực hiện trước.
Các tuần trong tháng đều có tư liệu truyền thông (Newsletter/Clip/Thông tin sự kiện) được đẩy trên các kênh nội bộ.
Trong 1 tuần, chỉ đẩy 1 – 2 thông điệp (Key message) chính.
Đây là 3 quy tắc mình tự xây dựng nhằm đảm bảo:
Dành thời gian, công sức cho các hạng mục quan trọng nhất.
Thông tin nội bộ luôn được thông suốt, vừa đủ, tránh tình trạng có tuần đẩy quá nhiều thông tin, có tuần lại “im re” không có gì.
Việc giới hạn thông điệp xuất phát từ khả năng tiếp nhận thông tin của con người khi chỉ nhớ 1 – 2 thông điệp trong một khoảng thời gian nhất định.
3. Bước 3: Phân công công việc & Theo dõi thường xuyên
Khi đã lên checklist kèm timeline cho các to-do-tasks trong tháng, việc cần làm tiếp theo là phân công các hạng mục công việc này cho các cá nhân và phòng ban liên quan. Mình thường hoàn thành kế hoạch cho tháng sau vào ngày 20 của tháng hiện tại, sau đó hẹn các thành viên trong team Truyền thông cùng tham gia họp phổ biến kế hoạch này để mọi người nắm được thông tin. Với các hạng mục liên quan đến các phòng ban khác, mình sẽ gửi email thông tin chi tiết kèm yêu cầu hỗ trợ cụ thể. Với các sự kiện nội bộ lớn như Year-end Party, mình thường tổ chức riêng một buổi họp Kick-off phổ biến đầy đủ các hạng mục kèm phân công tới các thành viên liên quan.
Khi đã lên kế hoạch chi tiết cho cả tháng, mình nắm rõ các đầu việc nào cần phải thực hiện trong ngày, dùng chính kế hoạch đó để theo dõi tiến độ và kiểm soát công việc TTNB của mình một cách hiệu quả.
Ví dụ: Vào ngày 1/12, việc mình cần làm là: Viết bài Cốc Cốc News, Lên kế hoạch cho Birthday party outing và lên kịch bản cho Fun Office Video. Trong ngày hôm đó, mình tập trung ưu tiên hoàn thiện các hạng mục công việc này.
3 lời khuyên đúc rút từ kinh nghiệm thực tế của mình
Bạn nên dành thời gian, công sức tập trung hoàn thành các hạng mục quan trọng
Nhiều doanh nghiệp có đội ngũ TTNB đông đảo hay nhờ chi phí “xông xênh”, họ sẵn sàng thuê agency ngoài tổ chức sự kiện, do vậy họ có thể triển khai cùng lúc rất nhiều hoạt động, sự kiện hoành tráng. Tuy vậy, trên thực tế không ít doanh nghiệp nhỏ và vừa chỉ có 1 – 2 bạn phụ trách TTNB, thậm chí có những bạn kiêm nhiệm cùng lúc cả công việc của Admin và HR khiến tổng khối lượng công việc không hề nhỏ. Nếu bạn thuộc trường hợp thứ 2, hãy dành thời gian, công sức tập trung vào những gì quan trọng nhất, đừng ôm đồm bạn nhé.
Nhiều doanh nghiệp có đội ngũ TTNB đông đảo hay nhờ chi phí “xông xênh”, họ sẵn sàng thuê agency ngoài tổ chức sự kiện, do vậy họ có thể triển khai cùng lúc rất nhiều hoạt động, sự kiện hoành tráng. Tuy vậy, trên thực tế không ít doanh nghiệp nhỏ và vừa chỉ có 1 – 2 bạn phụ trách TTNB, thậm chí có những bạn kiêm nhiệm cùng lúc cả công việc của Admin và HR khiến tổng khối lượng công việc không hề nhỏ. Nếu bạn thuộc trường hợp thứ 2, hãy dành thời gian, công sức tập trung vào những gì quan trọng nhất, đừng ôm đồm bạn nhé.
Có checklist riêng với các sự kiện lớn
Với các sự kiện nội bộ quy mô lớn như Xmas, Year-end Party, bạn cần có checklist riêng để theo dõi, không nên gộp chung với checklist của kế hoạch TTNB tháng. Cần đảm bảo kế hoạch chung của tháng ngắn gọn và dễ theo dõi.
Linh hoạt khi triển khai kế hoạch trên thực tế
Kế hoạch bạn đã đề ra hoàn toàn có thể bị thay đổi (và nên thay đổi) dựa vào tình hình thực tế. Đó có thể là những thay đổi do dịch bệnh, mong muốn từ phía Ban lãnh đạo hay đơn giản hoạt động tương tự triển khai vào tháng trước đó không hiệu quả, cần cách triển khai mới. Không vấn đề gì với những xáo trộn này, miễn sao bạn vẫn đi đúng với các mục tiêu mà mình đã đề ra tại kế hoạch năm là được.
Kế hoạch bạn đã đề ra hoàn toàn có thể bị thay đổi (và nên thay đổi) dựa vào tình hình thực tế. Đó có thể là những thay đổi do dịch bệnh, mong muốn từ phía Ban lãnh đạo hay đơn giản hoạt động tương tự triển khai vào tháng trước đó không hiệu quả, cần cách triển khai mới. Không vấn đề gì với những xáo trộn này, miễn sao bạn vẫn đi đúng với các mục tiêu mà mình đã đề ra tại kế hoạch năm là được.
Tác giả: Lana Thủy Nguyễn