May mắn được tổ chức một vài sự kiện hiến máu lớn tại văn phòng công ty (chương trình lớn nhất có khoảng 350 đvm được hiến) với nhân lực chỉ vài người.
"Bị" thích hiến máu & tổ chức hiến máu nên xin được chia sẻ kinh nghiệm đúc rút từ việc tổ chức (hứa không giấu bài) với mong muốn nhà mình sẽ có động lực tổ chức nhiều hoạt động ý nghĩa vì cộng đồng hơn nữa
Ý nghĩa chương trình
Đây là hoạt động vì cộng đồng mà mình thấy rất ý nghĩa, tương đối dễ thực hiện, không tốn chi phí & nguồn lực quá nhiều, dễ làm truyền thông.
Hình thức tổ chức
- Trực tiếp tại nơi làm việc: cần liên hệ đơn vị tiếp nhận hiến máu, phù hợp với đơn vị vừa & lớn, đáp ứng khoảng 120 đơn vị máu/lần, có sẵn không gian tổ chức. Công tác chuẩn bị & truyền thông sẽ vất vả hơn, nhưng bù lại thuận tiện cho anh/chị/em làm việc tại đó.
- Hiến máu tại bệnh viện/các địa điểm tiếp nhận máu: trao đổi trước với bệnh viện để cùng phối kết hợp tổ chức. Phù hợp với doanh nghiệp vừa & nhỏ, không có địa điểm tổ chức, ít áp lực về số lượng người tham gia, công tác chuẩn bị.
- Kết hợp cùng Công đoàn/chính quyền địa phương/doanh nghiệp lân cận để cùng tổ chức. Hàng năm, công đoàn sẽ tổ chức một vài đợt hiến máu, đơn vị có thể theo dõi để tham gia. Do là hoạt động kết hợp nên cũng không quá áp lực về công tác chuẩn bị, địa điểm, số lượng người tham gia, nhưng đôi khi sẽ thiếu sự chủ động và không thuận tiện lắm cho anh/chị/em tại nơi làm việc
Cách thực hiện
Tại bài viết này, mình sẽ chỉ chia sẻ về cách tổ chức trực tiếp tại doanh nghiệp do cần nhiều bước chuẩn bị.
- Liên hệ viện máu:
Bạn sẽ cần liên hệ trước với người phụ trách tại các bệnh viện để đặt lịch, thông thường từ lúc đặt lịch đến khi tổ chức hiến máu là từ 3-6 tháng, do đa phần các bệnh viện đều có những doanh nghiệp hiến máu thường xuyên đăng ký từ trước (Tại công ty mình, mình chủ động liên hệ đăng ký từ tháng 11 năm trước để chọn được lịch ưng ý cho năm sau)
+ Tại Hồ Chí Minh: Bệnh viện Truyền máu – Huyết học; Bệnh viện Chợ Rẫy; Hội chữ thập đỏ Hồ Chí Minh
+ Tại Hà Nội: Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương
+ Tại các địa phương khác: liên hệ bệnh viện phù hợp hoặc Hội Chữ thập đỏ gần nhất để được hướng dẫn về địa điểm hiến máu.
- Trước sự kiện:
Truyền thông về hoạt động, mở form đăng ký để kiểm soát số lượng, set up địa điểm tổ chức, chuẩn bị nhân lực tham gia hỗ trợ sự kiện, thông báo đến những người tham gia để chuẩn bị về sức khỏe & đến đúng giờ, in ấn standee/background (nếu cần)
- Trong sự kiện:
Đón tiếp đội ngũ y bác sĩ đến tổ chức hiến máu, điều phối/hỗ trợ người tham gia hiến máu.
- Sau sự kiện:
xác nhận lại số lượng hiến máu với bệnh viện & hoàn tất các giấy tờ, truyền thông sau sự kiện, thư cảm ơn & lưu ý sau hiến máu.
Kinh phí tổ chức:
- Bệnh viện sẽ hỗ trợ kinh phí đi lại cho người tham gia (thông thường là 50k/người), suất ăn nhẹ tại chỗ, quà tặng sau hiến máu & giấy chứng nhận đã hiến máu.
- Bệnh viện cũng cung cấp kinh phí in ấn truyền thông/thuê địa điểm cho đơn vị tổ chức (50k/người tham gia)
Tips tặng bạn:
- Truyền thông cho sự kiện hiến máu: nếu bạn là người mới, lúng túng chưa biết truyền thông gì thì đơn giản tham khảo cách truyền thông của Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương (HN) - rất đầy đủ & thu hút.
- Nhân sự tham gia hỗ trợ sự kiện: sẽ cần 1 người lead chính & 2-5 nhân sự hỗ trợ tùy kinh nghiệm của người tổ chức. Nhân sự hỗ trợ có thể là Thực tập sinh, anh chị em trong team hoặc đơn giản bạn kêu gọi 1 số anh/chị/em trong DN tham gia tình nguyện hỗ trợ sự kiện.
- Dự trù số lượng tham gia: khi đã mời bệnh viện đến đơn vị bạn tổ chức, kinh nghiệm của mình là cần làm đúng cam kết (+-10% SL đã đăng ký). Vì đa phần viện cũng có chỉ tiêu khi không đúng cam kết số lượng hiến máu, sẽ ảnh hưởng đến kế hoạch lấy máu của viện & uy tín của DN.
Tại công ty mình, mình luôn để số lượng người đăng ký vượt từ 20-40% chỉ tiêu đã đăng ký với bệnh viện, do một số anh/chị bận công việc/sức khỏe có thể không tham gia được hay không đủ điều kiện hiến máu. Tùy tình hình doanh nghiệp bạn mà con số dự trù có thể khác nhau.
- Với những sự kiện có đông người đăng ký tham gia, rất recommend nên chia theo khung giờ để tránh chờ đợi.
Điểm nhấn cho sự kiện:
Nếu có điều kiện, mỗi sự kiện mình đều cố gắng có 1 thông điệp, hoạt động điểm nhấn để tăng thêm sự hào hứng & để lại nhiều ấn tượng sau sự kiện
ví dụ như: dán sticker note trái tim ghi lời nhắn, tạo khu vực check in sự kiện, tạo thêm khu vực tea break trước sự kiện giúp người tham gia đảm bảo sức khỏe (thông thường bệnh viện chỉ cung cấp đồ ăn nhẹ trong hoặc sau hiến máu, nhiều anh/chị không ăn sáng là dễ bị ngất lắm nè); số tiền bệnh viện cung cấp nếu không sử dụng hết có thể đi thiện nguyện, nhân đôi ý nghĩa.
Ngoài ra:
Thông thường ở 1 tổ chức cũng có những bạn "mê" hiến máu nên quá trình truyền thông về chương trình nên bắt đầu từ 3-4 tháng trước sự kiện, để các bạn ý biết công ty sắp có chương trình hiến máu để tham gia. Gần ngày hiến máu, nhớ cử mấy "chân rết" ở các hội nhóm, nhắc nhau không uống rượu, bia, thức khuya,... để người ta nhớ sự kiện nhiều hơn. Trước sự kiện phải tìm được 1 key person như là KOL nội bộ để mọi người thu hút về sự kiện, tìm một số fun fact (nếu đã tổ chức được thành chuỗi), sau sự kiện thì hãy trả ảnh sớm, post ảnh trai xinh gái đẹp, KOL,...
.jpg)
.jpg)
